Screenen van sollicitant of huidig personeel via onze (Pre-)Employment Screening applicatie! Efficiëntere samenwerking tussen u als bedrijf, uw (toekomstige) werknemer en Compliance Services Caribbean waarbij u op ieder moment de status van een screening, online kunt zien.

1.   Inloggen PES app

U ontvangt van CSC een link per email met uw inlog gegevens.
! Markeer deze mail afzender direct als OK! indien deze in uw junk mail terecht is gekomen.

U wordt, nadat u voor de eerste keer inlogt,  direct gevraagd uw wachtwoord te wijzigen. Nadat u dit proces heeft doorlopen, kunt u opnieuw inloggen en
1) een screening voor een nieuwe (toekomstige) medewerker aanvragen,
2) de status van een screening bekijken en
3) een screening downloaden.

2.   Aanvragen van een screening

Nadat u ingelogd bent, klikt u op ‘New Applicant’ en vult u vervolgens de volgende gegevens in van de (toekomstige) medewerker:
– Naam
– Email
– Tel. Nr. (mobiel)
– Land
– Taal (NL of EN)*
– Type screening**

*Dit wordt de communicatie taal met de kandidaat en de taal waarin de PES rapportage opgesteld wordt.
**De voor u beschikbare types worden op basis van uw integriteitsbeleid samen met CSC van tevoren afgestemd

3.   Status updates per email

U ontvangt op verschillende momenten in het screening proces een bericht per email. Dit bericht kan zijn een bevestiging van uw verrichte actie, het kan algemene informatie zijn of  het is een bericht waarin u om actie gevraagd wordt:

 

Email	Status in log	Uw actie
1.     Bevestigings e-mail:  na het aanmaken van een nieuwe kandidaat-screening. Noot: de (toekomstige) medewerker ontvangt een SMS-bericht.	PES form sent	Telefonisch contact opnemen met de desbetreffende kandidaat, ter bevestiging van ontvangst van de email van CSC  ter voorkoming van onnodige vertraging in het screeningsproces.
2.     Bevestigingsemail: Bij het indienen van de PES form door de kandidaat.	PES form received	Geen
3.     Bevestigingsemail:  PES form is gecontroleerd en alle informatie is volledig aangeleverd door de kandidaat. De screening begint nu te lopen.	Screening	Geen
4.     Informatie-bericht: PES form en aangeleverde informatie door kandidaat is niet volledig. Kandidaat krijgt een bericht per email om ontbrekende informatie alsnog te versturen. U krijgt het bericht ter info.	PES forms returned	Contact opnemen met de desbetreffende kandidaat, ter bevestiging van ontvangst van de email van CSC  ter voorkoming van onnodige vertraging in het screeningsproces.
5. XXXXXXXXXXXXXXX
6.     Actie verzoek: het concept rapport is voor uw inzage en goedkeuring beschikbaar.	Reporting	Feedback geven op  concept rapportage of rapportage goedkeuren door op “Approve report” te klikken.
7.     Bevestigingsemail:  Concept PES rapportage is door u geaccordeerd.	Closed	Geen
8.     Informatie-bericht : Definitieve PES rapportage is beschikbaar.	Closed	Definitieve rapportage  downloaden door te klikken op de naam van desbetreffende kandidaat en vervolgens op ‘final report’ te klikken.

4.   Monitoren van de screening (log)

Van iedere (toekomstige) medewerker kunt u op ieder moment inzien wat de status van zijn of haar screening is. Ga hiervoor naar XXXXXX en klik op de naam van de medewerker.

5.   Spam-, junkmail en reclame folders

Het kan voorkomen dat emailberichten vanuit de PES-applicatie, zowel bij u als bij uw (toekomstige) medewerker in een spam-, junkmail of reclamefolder terecht komt. Indien dit bij  u gebeurt, raden wij u aan om direct de afzender van het emailbericht als ‘Safe Sender’ te markeren.  Hierdoor komen emailberichten vanuit de PES-applicatie  voortaan direct in uw mailbox .

Het is dan, zoals eerder aangekaart, van belang dat u, na de het aanmaken van een nieuwe kandidaat en aanvragen van een screening, u telefonisch contact opneemt met de kandidaat, ter bevestiging van ontvangst van de email en SMS van CSC  inzake de screeningverzoek ter voorkoming van onnodige vertraging in het screeningsproces.

6. Verklaring Omtrent het Gedrag

Als onderdeel van het screeningsproces, dienen kandidaten een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Het proces is verschillend per eiland (Aruba, BES, Curaçao en St. Maarten).Na het aanmaken van een kandidaat en aanvragen van een screening, wordt in de PES-applicatie een scherm getoond, waarbij u de link moet volgen om de desbetreffende formulieren en instructies te downloaden.

Hieronder volgt een korte samenvatting van het VOG-proces per eiland (uitgebreide instructies zijn in PES-applicatie beschikbaar):

Land	VOG	Uw actie (bedrijf)
Curaçao	Aanvraagformulier wordt door de PES-applicatie gegenereerd.	Downloaden “Brief bedrijf Vergunningenloket, invullen en per email naar support@screenen.app versturen.
Aruba	Kandidaat dient de VOG zelf op te vragen en uploaden samen met zijn PES-form. Indien VOG nog niet beschikbaar, kan de VOG op een latere tijdstip  per email support@screenen.app verstuurd worden.	Geen
BES- eilanden	Kandidaat dient de VOG zelf op te vragen en uploaden samen met zijn PES-form. Indien VOG nog niet beschikbaar, kan de VOG op een latere tijdstip  per email support@screenen.app verstuurd worden.	Aanvraagformulier VOG downloaden, conform instructies invullen en naar kandidaat versturen voor verdere afhandeling.
St. Maarten	Kandidaat dient de VOG zelf op te vragen en uploaden samen met zijn PES-form. Indien VOG nog niet beschikbaar, kan de VOG op een latere tijdstip  per email support@screenen.app verstuurd worden.	Aanvraagformulier VOG downloaden, conform instructies invullen en naar kandidaat versturen voor verdere afhandeling.

 

7.   De screening voor de kandidaat

1. De kandidaat ontvangt, nadat u een screening heeft aangevraagd, direct een emailbericht met de uitnodiging tot het invullen van de PES-formulier (Denk aan: Junkmail folder). Tevens ontvangt de kandidaat een sms-bericht waarin aangegeven wordt dat er een screenings uitnodiging per email is verstuurd.
2. De taal die gebruikt wordt voor communicatie met de kandidaat, is afhankelijk van de taal die u heeft aangegeven bij het aanvragen van de screening. Voor het invullen van de PES formulier is een internet omgeving nodig
3. Afhankelijk van het type screening, wordt bepaald welke onderdelen van de PES-formulier door de kandidaat ingevuld moeten worden. Elk onderdeel van de PES-formulier kan tussentijds opgeslagen worden, waarna de kandidaat op een later moment verder kan gaan met het invullen en/of toevoegen van bijlagen.
4. Bij het digitaal indienen van de PES-form, wordt de kandidaat gevraagd om een aantal documenten toe te voegen o.a. curriculum vitae, kopie paspoort, diploma’s etc. Indien de kandidaat een bepaald document niet kan uploaden, dient hij de reden hiervoor in zijn PES-formulier te vermelden.
5. Nadat de PES-formulier volledig is ingevuld en de kandidaat op “Submit” heeft geklikt, ontvangt de kandidaat een emailbericht ter bevestiging van het indienen van zijn PES-formulier.
6. CSC controleert of de PES-formulier en volledig aangeleverd:
   1. Zo niet, dan ontvangt de kandidaat (en u als opdrachtgever) een emailbericht met het verzoek om de ontbrekende informatie alsnog in te leveren.
   2. Indien alles volledig is aangeleverd, ontvangt de kandidaat (en u als opdrachtgever) hiervan een bevestiging per email.

8.   Algemene gegevens

• De link naar de PES applicatie: http://screenen.app/xxx
• Bij vragen kunt u ons bereiken op:
  • Aruba: +297 586 3240
  • Curaçao/ Bonaire: + 599 9 461 79794 (Curaçao)
  • Maarten: +1 721 580 4555
  • Email (alle eilanden): support@screenen.app